Czy wiesz, że pomimo powszechności KSeF, firma średniej wielkości może tracić nawet kilkanaście procent rocznego budżetu operacyjnego przez brak pełnej automatyzacji? Pieniądze „wyciekają” z system styku KSeF i Twojego ERP – tam, gdzie automatyczna faktura zderza się z ręcznym procesem akceptacji, brakiem powiązania z zamówieniem czy błędami w danych logistycznych. Sprawdź, gdzie konkretnie może znikać Twój budżet jak wykorzystać standard e-faktury, by zacząć oszczędzać.
Artykuł sponsorowany
Skąd biorą się straty w obiegu dokumentów?
Straty w obiegu dokumentów wynikają z trzech głównych źródeł:
- kosztów „półautomatyzacji” (ręczne pobieranie danych z KSeF i manualne uzgadnianie ich z zamówieniami);
- braku synchronizacji danych logistycznych (KSeF przesyła fakturę, ale nie załatwia awiza dostawy ani potwierdzenia odbioru);
- kosztów niezgodności, które wynikają z różnic między fakturą w KSeF a realną dostawą, co blokuje płatności i generuje korekty.
Każdy z tych elementów wydaje się niepozorny, ale sumują się one w naprawdę pokaźne kwoty. Przykład? Według badań przejście na e-fakturę pozwala zaoszczędzić nawet 51 euro na jednym procesie O2C – od zamówienia do wystawienia faktury. Pomnóż tę kwotę przez liczbę dokumentów, które Twoja firma generuje w ciągu roku, a łatwiej będzie zrozumieć skalę problemu. W szerszym ujęciu może ona stanowić poważne obciążenie budżetu – takie, które można łatwo wyeliminować.
Ile kosztuje jedna ręcznie wpisana faktura?
W 2026 roku samo odebranie faktury z KSeF nic nie kosztuje, ale jej ręczne sprawdzanie to dla firmy konkretny wydatek. Jeśli pracownik musi sam porównywać dane z ekranu z tym, co faktycznie dotarło do magazynu, firma traci czas i pieniądze na pracę, którą mógłby wykonać system. Bez automatycznego połączenia faktury z zamówieniem wciąż ryzykujesz pomyłki, które w systemie KSeF są wyjątkowo trudne i czasochłonne do poprawienia. W efekcie płacisz za każdą godzinę niepotrzebnego przepisywania danych oraz za opóźnienia w płatnościach, które wynikają z błędów przy ręcznym sprawdzaniu dokumentów.
Chodzi przede wszystkim o:
- czas pracownika potrzebny na „parowanie” faktury z KSeF z odpowiednim zamówieniem w ERP;
- godziny pracy zespołów księgowości, zakupów i logistyki spędzone na uzgadnianiu rozbieżności w zamówieniach;
- obsługę reklamacji wynikających z rozbieżności między ceną na fakturze a ustaleniami handlowymi, których KSeF nie weryfikuje;
- brak wglądu w statusy logistyczne (KSeF mówi tylko o podatkach, nie o tym, czy towar dotarł);
Im większy wolumen dokumentów, tym dotkliwsze stają się straty, których możesz uniknąć.
Jak EDI zatrzymuje wyciek pieniędzy?
EDI, czyli elektroniczna wymiana danych, przynosi oszczędności dzięki automatyzacji procesu obiegu dokumentów. Zamówienia, awiza dostaw i faktury są przekazywane między systemami partnerów bezpośrednio, w ustrukturyzowanym, cyfrowym formacie.
W praktyce oznacza to wymierne oszczędności w kilku obszarach.
- Eliminacja błędów przed wysyłką do KSeF – dzięki EDI weryfikujesz poprawność danych z kontrahentem jeszcze przed wystawieniem faktury ustrukturyzowanej, unikając kłopotliwych korekt w systemie rządowym.
- Lepsze wykorzystanie zasobów zespołu – informacje z zamówienia trafiają wprost do ERP, a pracownicy mogą zająć się czymś bardziej wartościowym niż wprowadzanie danych.
- Redukcja błędów – system EDI weryfikuje dane na bieżąco i sygnalizuje rozbieżności, zanim zdążą doprowadzić do kosztownej pomyłki.
- Krótszy cykl płatności – faktura dociera do kontrahenta natychmiast, co skraca czas do jej uregulowania.
- Zarządzanie logistyką w czasie rzeczywistym – e-faktura to tylko koniec procesu. EDI zapewnia wcześniejszą wymianę zamówień i awiz dostaw (DESADV), co pozwala na optymalne planowanie magazynu.
- Błyskawiczny obieg informacji – pełna integracja sprawia, że informacja o płatności i dostawie krąży między systemami partnerów w milisekundach.
Magdalena Linowska, Key Account Manager w EDITEL S.A. mówi: „To powody, dla których coraz więcej firm rozważa wprowadzenie elektronicznej wymiany danych. Chociaż wdrożenie może się wydawać wyzwaniem, z dobrym partnerem ten proces przebiega sprawnie i bez ryzyka przestojów w pracy.”
Jak wybrać dobrego dostawcę rozwiązań EDI?
Dobry partner w obszarze elektronicznej wymiany danych to firma z wieloletnim doświadczeniem w obszarze transformacji cyfrowej. Takim partnerem może być EDITEL – dostawca rozwiązań EDI z ponad 40-letnim doświadczeniem w wymianie danych w łańcuchu dostaw, obecny w ponad 20 krajach i obsługujący prawie 50 000 firm. Łącznie dzięki wsparciu Grupy zrealizowano około miliarda transakcji – to skala, która daje pewność, że proces wdrożenia przebiegnie sprawnie.
Chcesz sprawdzić, ile dokładnie tracisz na obecnym obiegu dokumentów? Zacznij od bezpłatnej konsultacji – ekspert dostawcy rozwiązań EDI pomoże oszacować potencjał oszczędności w Twojej firmie.
